טיפים לכתיבת מייל או ניוזלטר

מיילים הם צורת תקשורת נהדרת. אני מתכתב עם לקוחות במיילים, שולח לי תזכורות במיילים. לו יכולתי, הייתי מזמין פיצה בג’ימייל. בפרט, ניוזלטרים הם דרך נהדרת לשמירה על קשר עם לקוחות ועוקבים שהצטרפו לרשימת תפוצה (כאן נרשמים לניוזלטר שלי!). אבל… הנמענים שלנו מקבלים המון הרבה מיילים וניוזלטרים. ולא רק מאיתנו, אלא מעוד הרבה עסקים, מועדוני לקוחות ועוד. איך נגרום להם לפתוח דווקא את מה שאנחנו שלחנו? ואיך נגדיל את הסיכוי שהם יפתחו מיילים מאיתנו גם בעתיד?

או. שאלה טובה. הנה כמה טיפים לכתיבת מייל או ניוזלטר:

שורת הנושא (ה-Subject Line)

הבה ניפטר כבר עכשיו משתי טעויות נפוצות:

לא משאירים את שורת הנושא ריקה. זה בזבוז של שטח נדל”ן יקר.
לא כותבים בשורת הנושא את כל-כל-כל תוכן המייל. כן, עדיין יש אנשים שעושים את זה.

שורת הנושא היא הטקסט הראשון שהנמענים רואים בתיבת הדואר הנכנס. היא זו שמתארת בקיצור נמרץ מה כתוב בתוך המייל כדי שהקורא ישתכנע, ילחץ ויקרא. כלומר, שורת הנושא צריכה להיות גם קשורה לתוכן וגם מסקרנת ויצירתית מספיק כדי שילחצו עליה.

עובדה זו מחייבת אותנו לאיזון דק בכתיבה: אם נכתוב בצורה יבשה בדיוק מה יש במייל, אולי זה לא מספיק יסקרן כדי שיפתחו אותו. ואם נכתוב בצורה יצירתית מדי שמאבדת את הקשר עם התוכן עצמו? מי שיפתח עלול להתאכזב. אולי בעתיד הוא כבר לא יפתח יותר מיילים מאיתנו. או חלילה יסיר עצמו מרשימת התפוצה.

אגב, דבר דומה נכון גם אם כותבים ניוזלטר שעיקרו קישורים לכל מיני מקומות: למשל קישור למאמר באתר, קישור להרשמה לפעילות כלשהי, קישור לפוסט בקבוצת פייסבוק וקישור לאינסטגרם. מוטב לכתוב בניוזלטר עצמו כמה מילים מסקרנות שקשורות לתוכן – ולצרף את הקישור. לא לכתוב את כל התוכן שמופיע בקישור כבר בניוזלטר עצמו(!), אחרת למה שילחצו עליו? אלא טיזר קצר שמבטיח המשך קריאה לאחר הלחיצה.

הערה חשובה נוספת: כששולחים מייל מבית העסק, יש לציין בשורת הנושא את המילה “פרסומת”. ככה זה, יש חוק. המהדרין יוסיפו “פרסומת” גם אם זו לא פרסומת של ממש, אלא רק תזכורת או ברכת חג שמח. זו הסיבה שבדרך כלל רואים מיילים עם “פרסומת” בסוגריים. גם אני מקפיד לעשות כך בניוזלטר שאני שולח לרשימת התפוצה שלי.

צורת פנייה מתאימה

אם אנחנו שולחים מייל לקולגה או חבר, נוכל בוודאי לכנות אותו בשמו הפרטי. האם זה נכון גם כשאנחנו שולחים מייל לרשימת התפוצה שלנו? במקרים מסוימים כן, אבל במקרים אחרים אולי לא.

לעיתים, למשל, אנחנו לא יודעים מה השם הפרטי של הנמענים. במקרה כזה, האם נלך על ב”היי”? “שלום”? אולי “היוש”?

לחלופין, לפעמים נעדיף צורת פניה רשמית יותר, כגון “מר אייזנמן” במקום “טל”. במקרה כזה כדאי שנברר מראש מי מהנמענים הוא גבר (מר) ומי אישה (גב’). זה מעט מסבך את העניינים, אך עדיין אפשרי.

מה שמזכיר לי שפעם התקשרה אלי נציגת שירות לקוחות של הבנק ופנתה אלי בתור “מר אייזנמן”. אמנם הבנתי שזה בנק ומכאן הרשמיות, אבל לא אהבתי את זה. אמרתי לה: “תרשמי בבקשה בתיעוד השיחה שהלקוח מבקש שלא יקראו לו יותר מר אייזנמן אלא טל בלבד”. היא תיעדה, ומאז בכל פעם שהתקשרו אלי מהבנק קראו לי “מר אייז… אה, טל”. תמיד-תמיד-תמיד, עד שהחלפתי בנק. “מר אייז-אה-טל”.

לכתוב בצורה מסודרת, ישר ולעניין

כשאנחנו כותבים מייל או ניוזלטר, הוא צריך להיות מסודר. צריכים להיות בו התחלה, אמצע וסיום, בלי התפלספויות והסחות דעת. לכן נתכנן מראש – ונכתוב בהתאם (בדומה לשיטת הבלוקים שתיארתי לגבי דפי נחיתה, רק שאין בלוקים קבועים. כל ניוזלטר ותכניו).

אם אפשר, ננסה שלפחות חלק מתוכן המייל יופיע בצורת בולטים. רשימה. זאת משום שכך הקריאה וההבנה של התוכן פשוטים יותר; בוודאי ביתר קלות בהשוואה לגושים גדולים של טקסט.

ובסוף המייל: נוסיף מעין הנעה לפעולה. ממש כשורת סיכום: “אשמח לקבל את דעתך במייל חוזר”, למשל; או “אעדכן בהמשך”; או “לשאלות נוספות צרו איתי קשר”. כך נגדיל את הסיכוי שלמייל הזה תהיה המשכיות כלשהי (אחרת, למה שלחנו אותו?).

ולגבי שדות הכתובות

לפני כמה שבועות קיבלתי מייל מאדם שהתעניין בשירותי כתיבת תוכן. הוא כתב “שלום, אני מבקש הצעת מחיר לכתיבת כך וכך”. כשהצצתי בשורת הנמענים ראיתי שחוץ ממני הוא שלח את אותו מייל לעוד המון כותבים וכותבות. הוא פשוט כיתב את כולם בבת אחת. גם בית הספר שבו לומדים הילדים שלי עושה את זה לפעמים: שולח מיילים שבהם כל רשימת הנמענים חשופה.

צילום מסך מייל מבית הספר — מייל שקיבלתי מבית הספר. כאן רואים רק את השמות של כל ההורים, אבל לחיצה על החץ המשולש הקטן (משמאל, ליד “אריאל”) פותחת את הרשימה המלאה יחד עם כתובות המייל של כווווווולם

ואין סיבה לכך.

בעיני זה לא מקצועי ולא נעים. למה אני צריך לראות שחוץ ממני ביקשת הצעות מחיר מעוד 12 כותבים אחרים? למה שאר ההורים רואים את כתובת המייל האישית שלי ושל אשתי? (ושלא נדבר על כך שמספיק שהורה אחד יעשה “השב לכולם”, וכל הרשימה הזו תקבל את מייל התשובה שלו).

צילום מסך מייל חדש — צילום מסך מתוך ג’ימייל; במערכות דיוור אחרות זה עשוי להיראות טיפה אחרת

הבה נעשה סדר:

שדה “אל” (ובאנגלית “To”): נועד לנמענים החשובים ביותר. בצה”ל קוראים לזה “מכותבים לפעולה”. אלה האנשים שצריכים לקרוא את המייל. הוא מיועד עבורם. כל מי שמקבל את המייל הזה יכול לראות את הכתובות של המכותבים הללו.
שדה “עותק” (ובאנגלית “CC”): נועד לנמענים נוספים, שלא ממש נורא אם הם יפספסו את המייל. בצבא קוראים לזה “מכותבים לידיעה”. כלומר, יהיה נחמד אם יקראו את המייל, אבל לא באמת קריטי. אחרת הם היו מופיעים בשדה החשוב יותר. גם כאן, כל מי שמקבל את המייל הזה יכול לראות את הכתובות של המכותבים הללו. אגב, מי יודע למה זה נקרא CC באנגלית? הקליקו לתשובה. זה סיפור נחמד.
שדה “עותק נסתר” (ובאנגלית “BCC”. אני לא מכיר מקבילה צבאית): לנמענים שלא נרצה לחשוף בפני יתר הנמענים, בין אם הם לפעולה או לידיעה. כלומר, אף אחד מהנמענים הקודמים לא רואה את הכתובות בשדה העותק הנסתר. אם רוצים לשלוח מייל זהה לקבוצת אנשים מבלי שהם ייחשפו לכתובות המייל של האחרים – זו הדרך העדיפה.

שכחתי משהו? יש לך טיפים לכתיבת מייל או ניוזלטר שאני לא מכיר? אשמח להוסיף!

לשתף ב-